Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Трудовое право - Выдача трудовых книжек проводки

Выдача трудовых книжек проводки

Выдача трудовых книжек проводки

Учет трудовых книжек в бухгалтерском учете проводки 2017


Аналитический учет по счету 73 ведут по каждому работнику организации.При отпуске бланков трудовых книжек и вкладышей в них, осуществляемом в порядке, установленном Правилами (п. 42 Правил), в бухгалтерском учете производится их списание со счетов учета материальных ценностей и зачисление на соответствующие счета учета затрат (п.93 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ, утвержденных приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н).Поскольку расходы на приобретение бланков в соответствии с п. 47 Правил компенсируются работником, то стоимость отпущенных МПЗ, должна быть отнесена на дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы».

Отпуск бланков

Кто компенсирует затраты на бланк?

Когда по строго определенным нормам происходит выдача бланков и соответствующим им вкладышей, бухгалтером осуществляется списание с учетом материальных ценностей данных документов. После этого они регистрируются в учете затрат. Сумма материально-производственных затрат в этом случае относится к соответствующим документам, согласно которым производится учет расходов.

Сумма материально-производственных затрат в этом случае относится к соответствующим документам, согласно которым производится учет расходов. Это связано с тем, что согласно правовым нормам стоимость формуляров компенсируется самим рабочим. Таким образом, совокупная прибыль и понесенные затраты, осуществляемые за счет бланков непосредственно относятся к операционным.

Их основу составляет учет трудовых книжек и вкладышей к ним в бухгалтерском учете. Источник: https://naimtruda.com/rekrut/trudovaja/uchet-trudovyh-i-vkladyshej-k-nim-v-buhgalterii.html

Бланки трудовых книжек и вкладышей

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, так как оформить запись в трудовую книжку он обязан на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней (если работа является для него основной).

Купить же за 5 дней бланки не всегда можно успеть, поэтому эти документы обычно приобретаются с некоторым запасом. Их стоимость включается в расходы организации: Д-т 20, 26, 44 и К-т 60 и т. п. Согласно п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением № 225, при выдаче трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с работника плату в размере расходов на их приобретения.

п. Согласно п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением № 225, при выдаче трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с работника плату в размере расходов на их приобретения.

Бесплатно трудовая книжка и вкладыш выдаются только в двух случаях:

  • если работодатель массово утратил трудовые книжки в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства);
  • в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника.

В этих случаях новые трудовые книжки и вкладыши к ним оплачиваются работодателем. Установленная работодателем плата должна включать в себя налог на добавленную стоимость. Стоимость трудовой книжки (вкладыша в нее) по заявлению работника может быть удержана из его заработной платы или внесена им в кассу организации.

Расходы на трудовые

По окончании месяца уполномоченный сотрудник организации представляет в бухгалтерию отчет о средствах, полученных за оформленные бланков.

К нему прикладывается приходной ордер.

Работник не платит за оформление трудовой при поступлении на должность. После того, как в документ вносят сведения о работнике, он перестает быть собственностью нанимателя. Хотя он хранится в кадровом отделе, но принадлежит сотруднику и выдается ему при уходе из организации согласно ст. 84.1 ТК РФ. Плату за бланк взимают с сотрудника при выдаче книжки согласно размеру понесенных начальником затрат согласно п.
84.1 ТК РФ. Плату за бланк взимают с сотрудника при выдаче книжки согласно размеру понесенных начальником затрат согласно п.

46, 47 ПП РФ от 16.04.2003 № 225, Определению ВС РФ в от 06.09.2007 № КАС07‑416 . Дата выдачи книжки ушедшему из организации работнику фиксируется в специальной книге учета.

Плата за документы о рабочей деятельности и стаже не взимается с персонала, если:

  1. Наниматель допускает неправильное заполнение бланка.
  2. Фиксируется факт массовой утраты книжек в результате ЧС.
  3. Происходит порча документа по вине руководства.

Записи в учете при покупке бланков

Учет операций по приобретению трудовых книжек осуществляется с использованием счета 76 при покупке по безналичному расчету.

При постановке на учет необходимо иметь накладную, выданную продавцом.

Трудовые книжки, приобретенные предприятием, нельзя отнести к категории товара. Основанием является то, что документ не предназначен для дальнейшей перепродажи. Учет движения бланков преимущественно производится записями по счету 10.

Ряд предприятием используют счет 41, что не соответствует позиции об отсутствии признаков товара.

При постановке на учет одновременно осуществляется запись по счету 006, предназначенном для учета БСО.

Забалансовый учет позволяет иметь информацию о наличии на учете необходимого количества документов. Назначение операции Дебет счета Кредит счета Произведена оплата за бланки 60 (76) 51 Отражено оприходование бланков 10 60 (76) Учтен НДС от поставщика 19 60 (76) Бланки приняты на забалансовый учет 006 В дальнейшем при учете движения бланка и денежных средств в счет оплаты стоимости используется счет 73, к которому открывают субсчет 3 «Расчеты за трудовые книжки». Наниматели осуществляют обязательный бухгалтерский учет трудовых книжек.

По приказу Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н стандартные бланки передают в собственность нанимателей платно в АО «Гознак» и через официальных распространителей, имеющих право на подобную сделку после заключения письменного соглашения. Обязательно указание на распространителя в приходно-расходных книгах учета бланков и вкладышей в соответствии с постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69. В случае неправомерного приобретения бланков (не через официального продавца) юридические лица и ИП несут административную ответственность.

Наниматели осуществляют обязательный бухгалтерский учет трудовых книжек. По приказу Минфина РФ от 22. 12. 2003 № 117н стандартные бланки передают в собственность нанимателей платно в АО «Гознак и через официальных распространителей, имеющих право на подобную сделку после заключения письменного соглашения.

Обязательно указание на распространителя в приходно-расходных книгах учета бланков и вкладышей в соответствии с постановлением Минтруда РФ от 10. 10. 2003 № 69. В случае неправомерного приобретения бланков (не через официального продавца) юридические лица и ИП несут административную ответственность.

Применение пломбы и сургучной печати

Если для работодателя предпочтительнее пломба, то она должна быть изготовлена с помощью специального устройства, порядок применения которого регламентируется ГОСТ 31282-2004.

Такое устройство должно:

  1. обеспечивать защиту пломбы от намеренного нарушения ее целостности.
  2. защищать журнал от несанкционированных изменений в его структуре;
  3. иметь признаки идентификации;

В числе самых удобных пломб, которые предусмотрены указанным ГОСТ, — пленочные. В их структуре есть участки, на которых можно фиксировать дату опломбирования документа.

Работодателю также следует издать локальный НПА, регламентирующий:

  1. порядок применения пломбирующих устройств;
  2. порядок учета пломб (например, в отдельном журнале);
  3. действия работников при обнаружении нарушения целостности пломб.

Что же касается применения сургучной печати, то оно может выглядеть менее предпочтительным в сравнении с пломбами, поскольку:

  1. сургуч может рассыпаться со временем (в то время как рассматриваемые журналы имеют длительный срок хранения);
  2. сургуч перед применением нужно разогревать с помощью потенциально огнеопасных устройств, и их использование в офисе работодателя может быть нежелательным.

Но если опечатывание сургучом все же выбрано, на уровне локального же НПА следует закрепить:

  1. формат печати (ее содержание);
  2. порядок применения печати сотрудниками;
  3. перечни документов, которые заверяются такой печатью.

Трудовая книжка — расход работодателя

(ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» (вместе с

«Порядком обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку»

) предусматривает выдачу, а не продажу трудовых книжек сотрудникам.

Но при увольнении и передаче книжки на руки сотруднику организация берет с него плату в сумме расходов на ее покупку. Этими же документами определено, что реализацию формуляров трудовых книжек имеют право осуществлять только их изготовитель и специализированные продавцы.

Если следовать логике названных документов, работодатель выступает лишь посредником между специализированным продавцом формуляров трудовых книжек и сотрудниками. Права собственности на трудовые книжки у него не возникает.

Следовательно, учесть приобретенные бланки на счете 41 «Товары» нельзя. На этом же основании невозможно учесть бланки на счете 10 «Материалы». Поэтому Минфин России в рекомендациях аудиторам () предлагает стоимость приобретенных работодателем формуляров трудовых книжек сразу учесть в качестве прочих расходов, а суммы, полученные за бланки от сотрудников при выдаче, – в качестве прочих доходов.

Учет движения бланков строгой отчетности в обязательном порядке должен осуществляться на забалансовом счете. В таблице 1 показано, как отражаются в этом случае движение и стоимость формуляров трудовых книжек в бухгалтерском учете и соответствующие проводки: Проводка Содержание Дт 006 Поступившие формуляры трудовых книжек учтены в качестве БСО Дт 91 Кт 60 Стоимость БСО отнесена на расходы работодателя Дт 19 Кт 60 Отражен НДС, предъявленный специализированным продавцом формуляров трудовых книжек Кт 006 Списан с учета каждый формуляр трудовой книжки, оформленной сотрудникам Дт 73 Кт 91 Возмещаемая сотрудником стоимость формуляра трудовой книжки учтена в доходах при увольнении сотрудника и выдаче ему на руки трудовой книжки Дт 91 Кт 68 При выдаче увольняющемуся сотруднику трудовой книжки со стоимости формуляра начислен НДС Дт 50 Кт 73 Задолженность за формуляр трудовой книжки погашена сотрудником

Выдача бланка работнику без стажа или вкладыша к нему

УЧЕТ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК Основным документом, отражающим трудовую деятельность работника, является трудовая книжка.

Порядок ведения трудовых книжек, внесений в них изменений и их учет регулируются постановлением Совета Министров РБ от 10.12.1997 № 1635 «О трудовых книжках работников» (далее — постановление № 1635) и Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Совета Министров РБ от 09.03.1998 № 30 (далее — Инструкция № 30). Трудовая книжка предъявляется гражданином нанимателю при заключении трудового договора и выдается работнику в день его увольнения.

Наниматель несет ответственность за организацию работ и контроль по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек (п.1.10 постановления № 1635).

За нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек законодательством предусмотрена дисциплинарная или административная ответственность. Учет и регистрация трудовых книжек Учет движения трудовых книжек работников и вкладышей к ним ведет уполномоченное приказом нанимателя лицо либо кадровая служба.

Ответственное лицо, оформляющее прием сотрудника на работу, обязано принятую трудовую книжку зарегистрировать в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, форма которой приведена в приложении 3 к Инструкции № 30, а также выдать сотруднику расписку. Расписка составляется в произвольной форме и содержит все реквизиты предприятия, в т.ч.

и печать нанимателя. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается и проставляет дату получения в личной карточке (форма Т-2) и в книге учета движения трудовых книжек.

Книга учета движения трудовых книжек должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью нанимателя и печатью отдела кадров (в случае ее отсутствия — печатью нанимателя).

Учет бланков трудовых книжек и вкладышей Лицам, впервые поступающим на работу, наниматель обязан заполнить трудовую книжку и внести в нее все необходимые записи.

Бланки трудовых книжек являются документами строгой отчетности, и их учет следует вести в соответствии с законодательством (подп.1.9 п.1 постановления № 1635).

Учет бланков трудовых книжек ведется в приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (приложение 2 к Инструкции № 30), которая должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью нанимателя и печатью.

Трудовые книжки (вкладыши, дубликаты) хранятся в бухгалтерии в специально оборудованном месте как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет уполномоченному должностному лицу по приходно-расходным накладным. Ежемесячно ответственное лицо составляет отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и о суммах, полученных за заполненные трудовые книжки и вкладыши к ним, с приложением приходного ордера кассы нанимателя. На испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним составляется акт (приложение 1 к Инструкции № 30).

На материально ответственное лицо, работающее с бланками строгой отчетности, в бухгалтерии юридического лица ведется карточка-справка по выданным и использованным бланкам строгой отчетности, форма которой приведена в приложении 5 к Положению о порядке использования бланков строгой отчетности, утвержденному постановлением Минфина РБ от 21.02.2002 № 21. Инвентаризация неиспользованных бланков строгой отчетности в местах их хранения производится ежемесячно (пп.14 и 15 вышеназванного Положения).

Бухгалтерский учет бланков трудовых книжек Согласно Инструкции по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной постановлением Минфина РБ от 30.05.2003 № 89, для обобщения информации о наличии и движении находящихся на хранении и выдаваемых под отчет бланков строгой отчетности предназначен счет 006 «Бланки строгой отчетности».

Бухгалтерский учет бланков трудовых книжек Согласно Инструкции по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной постановлением Минфина РБ от 30.05.2003 № 89, для обобщения информации о наличии и движении находящихся на хранении и выдаваемых под отчет бланков строгой отчетности предназначен счет 006 «Бланки строгой отчетности». Пунктом 55 Инструкции № 30 установлено, что при выдаче трудовой книжки (дубликата), а также вкладыша в трудовую книжку с работника взимается сумма, затраченная нанимателем на их приобретение.

Содержание операции Дебет Кредит Произведена оплата за бланки трудовых книжек (вкладышей) 60 51 Оприходованы бланки трудовых книжек (вкладышей) 006 Отражено приобретение бланков трудовых книжек (вкладышей) в бухгалтерском учете 10-6 60 Отражена уплаченная сумма НДС по приобретенным бланкам трудовых книжек (вкладышей) 18-2 60 Принята к вычету сумма НДС по приобретенным бланкам трудовых книжек (вкладышей) 68-2 18-2 Содержание операции Дебет Кредит Отражена выдача сотруднику бланка трудовой книжки (вкладыша) 91-2 10-6 Начислен НДС по выданному бланку трудовой книжки либо вкладыша 91-3 68-2 Отражена стоимость трудовой книжки (вкладыша), которую необходимо удержать у работника 73 91-1 Внесены в кассу (удержаны из заработной платы сотрудника на основании его заявления) денежные средства за выданный бланк трудовой книжки (вкладыша) 50 (70) 73 Списаны выданные бланки трудовых книжек (вкладышей) 006 В случае ликвидации нанимателя ликвидационной комиссией составляется акт о наличии неиспользованных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (как для документов строгой отчетности). Составленный акт и прилагаемые к нему бланки сдаются по месту их получения (например, в исполком).

31.05.2007 г. Юлия Боженкова, аудитор Для более детального изучения см.: 1.

Пособие 2. Пособие От редакции: С 19 мая 2008 г. в пункт 55 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденную постановлением Министерства труда РБ от 09.03.1998 № 30, на основании постановления Министерства труда и социальной защиты от 24.04.2008 № 70 внесены изменения.

Следует заметить, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку (п.

12 Правил). Указанные книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил). — неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также их порчи не по вине работника (п. 48 Правил); — массовой утраты трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) (п.

48 Правил); — массовой утраты трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) (п.

34 Правил). В данных ситуациях стоимость испорченного бланка оплачивает работодатель. Заметим, Порядок обеспечения работодателя бланками трудовой книжки и вкладыша в нее разработан в соответствии с п. 3 Постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

N 225. Их изготавливает Объединение государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков — Объединение “ГОЗНАК“ Минфина России (далее — Изготовитель) (п. Обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее, отвечающими требованиям, установленным Изготовителем, может осуществляться юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями (далее — Распространители). Обеспечение работодателей на платной основе бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется на основании договора, заключенного с Изготовителем или Распространителем.

Доставка работодателям бланков трудовой книжки и вкладышей в трудовую книжку осуществляется службами доставки защищенной полиграфической продукции, либо работодателем со склада Изготовителя или Распространителя, либо иным способом по соглашению сторон в соответствии с законодательством Российской Федерации. Налоговый учет НДФЛ. Если речь идет о передаче трудовой книжки с последующим возмещением работником затрат на ее приобретение, вопроса об НДФЛ не возникает. Это требование содержится в законодательстве.

Однако если при выдаче трудовой книжки или вкладыша работодатель не берет плату, то их стоимость будет являться доходом сотрудника в натуральной форме и облагаться НДФЛ в общеустановленном порядке (пп. 1 п. 2 ст. Страховые взносы. Не относятся к объекту обложения страховыми взносами выплаты и иные вознаграждения, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество (имущественные права), и договоров, связанных с передачей в пользование имущества (имущественных прав), за исключением договоров авторского заказа, договоров об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательских лицензионных договоров, лицензионных договоров о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства (п. 3 ст.

  1. Кт 006 – списана трудовая книжка, выделенная работодателем для фиксации стажа нового работника.
  2. Дт 006 – книжки как бланки строгой отчетности поставлены на забалансовый учет;
  3. Дт 91 – Кт 76 – отражают издержки в сумме приобретенной партии трудовых книжек (стоимость учитывают без НДС);
  1. Трудовая книжка принимается к учету как бланк строгой отчетности (БСО), поскольку она законодательно признается таковой в период между моментом ее приобретения у поставщика и моментом оформления на сотрудника (п.

    42 Правил).

  2. С момента оформления бланка на сотрудника объектом учета становится задолженность работника за оформленную на него трудкнижку. Впоследствии в учете отражается операция по погашению задолженности (или факт ее отнесения в расходы).

Бланки трудовых книжек: проблемные вопросы учета

При отражении в учете операций по приобретению и использованию бланков трудовых книжек и вкладышей в них у бухгалтера возникает множество вопросов, таких как: определение порядка бухгалтерского учета бланков трудовых книжек (на какой счет приходовать, в какой момент списывать на расходы, вид расходов в бухгалтерском и налоговом учете), следует ли взимать с работника плату в размере затрат на приобретение бланка трудовой книжки, как квалифицировать доходы от ее взимания и нужно ли облагать эту плату НДС и т.

п. Попробуем разобраться. Начнем с анализа норм трудового законодательства. Согласно Трудовому кодексу РФ работодатели обязаны оформлять работникам трудовые книжки на бланках установленной формы. С 1 января 2004 г. в РФ введены в действие новые формы трудовых книжек и вкладышей в них, утвержденные постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16 апреля 2003 г.

N 225. Этим же постановлением утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков, а также обеспечения ими работодателей (далее — Правила). УЧЕТ ПРИОБРЕТЕНИЯ БЛАНКОВ Для установления порядка отражения в бухгалтерском учете операций по приобретению бланков трудовых книжек и вкладышей в них (далее — бланки) сначала следует квалифицировать сам объект учета. В данном случае им являются затраты организации на приобретение бланков.

Обязанность по обеспечению работников бланками трудовых книжек и вкладышей в них, как уже отмечено выше, возложена на организации-работодатели.

В то же время п. 47 указанных выше Правил установлено, что при выдаче (читай при оформлении) работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, которая определяется размером расходов на их приобретение, за исключением случаев, предусмотренных п.

34 и 48 настоящих Правил. В соответствии с указанными пунктами Правил бесплатно оформляются новые трудовые книжки и вкладыши в них в двух случаях: — оформление дубликата трудовой книжки взамен утраченной при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций; — при неправильном первичном заполнении трудовой книжки или вкладыша в нее, а также при их порче не по вине работника.

Формулировка п. 47 Правил однозначная и содержит в себе указание работодателю на взимание с работника платы в размере расходов на приобретение бланков. На основании указанного можно сделать вывод, что расходы на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей в них, кроме указанных выше двух случаев, должны относиться на счет работников. Кроме того, с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, в организациях должны вестись (п.

40 Правил): * приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее; * книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социального развития РФ. Установлено, что приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется бухгалтерией организации, и в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников. В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. При этом бланки трудовой книжки и вкладыша хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Таким образом, неиспользованные бланки учитываются бухгалтерией поштучно, иначе говоря, ведется их количественный учет.

Поскольку моменты приобретения и расходования бланков могут не совпадать (в организации имеется некий запас (остаток) неиспользованных бланков), то приобретение необходимого организации количества (запаса) бланков трудовых книжек и вкладышей в них в бухгалтерском учете мы предлагаем квалифицировать как приобретение МПЗ для управленческих нужд (п. 2 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов»), а их отпуск для оформления работника — как соответствующее выбытие МПЗ. Для отражения движения и остатков материально-производственных запасов для управленческих нужд предназначен счет 10 «Материалы».

Д-т сч. 10 «Материалы» К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — сумма затрат на приобретение (без НДС) — оприходованы бланки трудовых книжек и вкладышей к ним — на основании расчетных и товаросопроводительных документов от организации-продавца Д-т сч. 19 «НДС по приобретенным ценностям» К-т сч.

60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — сумма НДС, указанная в документах поставщика — НДС, предъявленный организацией-продавцом — на основании расчетных и товаросопроводительных документов, счетов-фактур организации-продавца. НДС, предъявленный организацией-продавцом и уплаченный при приобретении бланков трудовых книжек, принимается организацией-покупателем к вычету на общих основаниях (ст.

171 и 172 НК РФ) при наличии оформленного в установленном порядке счета-фактуры, выписанного организацией-продавцом.

Обратите внимание! Указание в Правилах на порядок хранения бланков трудовой книжки и вкладыша в нее как документов строгой отчетности не означает, что для бухгалтерского учета следует использовать забалансовый счет 006 «Бланки строгой отчетности».

Этот счет в соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета предназначен для обобщения информации о наличии и движении ценностей, временно находящихся в пользовании или распоряжении организации, то есть не принадлежащих организации (арендованных основных средств, материальных ценностей на ответственном хранении, в переработке и т. п.), условных прав и обязательств, а также для контроля за отдельными хозяйственными операциями. ОТПУСК БЛАНКОВ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЫШЕЙ В НИХ При отпуске бланков трудовых книжек и вкладышей в них, осуществляемом в порядке, установленном Правилами (п.

42 Правил), в бухгалтерском учете производится их списание со счетов учета материальных ценностей и зачисление на соответствующие счета учета затрат (п.

93 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ, утвержденных Приказом Минфина РФ от 28.12.2001 N 119н). Поскольку расходы на приобретение бланков в соответствии с п. 47 Правил компенсируются работником, то стоимость отпущенных МПЗ, по нашему мнению, должна быть отнесена на соответствующие счета учета расходов.

Иначе говоря, отпуск бланков для оформления работника и поступление платы, взимаемой за бланк, следует отражать на счете 91 «Прочие доходы и расходы». В соответствии с положениями ПБУ 9/99 «Доходы организации» и ПБУ 10/99 «Расходы организации» указанные доходы и расходы в сумме затрат на приобретение бланков могут быть отнесены к операционным.

Д-т сч. 91 «Операционные расходы» К-т сч. 10 «Материалы» — себестоимость в соответствии с учетной политикой организации — списаны с бухгалтерского учета использованные бланки трудовых книжек (вкладышей в них)* Д-т сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» К-т сч.

91 «Операционные доходы» — стоимость бланка в размере затрат на приобретение бланка — задолженность работника (доход организации) в сумме платы за бланк трудовой книжки <*> ———————— <*> На основании отчета ответственного лица, представляемого в бухгалтерию в конце каждого месяца (п. 42 Правил). Д- т сч. 50 «Касса» К-т сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — сумма денежных поступлений — получена плата с работника за бланк трудовой книжки или вкладыша в нее — на основании приходного кассового ордера.

Предложенный в настоящей статье порядок отражения в бухучете операций по приобретению, хранению и отпуску бланков трудовых книжек не является единственно возможным и абсолютно верным. Он основан на п. 19 ПБУ 10/99 «Расходы организации» и Правил вести бухгалтерский учет движения и остатков бланков трудовых книжек и вкладышей в них. При разработке и выборе собственного способа учета бланков трудовых книжек бухгалтеру следует иметь в виду и другие принципы и требования бухгалтерского учета, закрепленные в Законе «О бухгалтерском учете», в ПБУ 1/98 «Учетная политика организации» и других.

УЧЕТ ПРИОБРЕТЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ БЛАНКОВ.

.В ЦЕЛЯХ НДС Исходя из того, что оформленная трудовая книжка или вкладыш в нее — это документ работника, а оформление трудовой книжки на работника — обязанность работодателя рассматривать оформление трудовой книжки работнику как реализацию товаров (бланков) в налоговом смысле, по нашему мнению, не имело бы никакого смысла, если бы не условие п. 47 Правил, которым предусмотрено взимание организацией-работодателем с работников платы за бланк.

Данное условие Правил, как уже указывалось выше, приводит к тому, что расходы на приобретение бланков следует считать не управленческими, а расходами по обеспечению работников бланками, подлежащими оплате (возмещению) работником. В таком случае приобретение и отпуск бланков для оформления работников в рамках налоговых понятий, определенных в ст.

39 НК РФ, могут рассматриваться как приобретение и реализация товаров.

В связи с возможностью такой трактовки и с целью избежания налоговых рисков при отпуске бланков для оформления новых трудовых книжек и вкладышей в них следует на их стоимость начислить НДС. Начисление НДС при отпуске бланков в бухгалтерском учете будет выглядеть следующим образом: Д-т сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» К-т сч.

91 «Операционные доходы» — стоимость бланка + НДС — задолженность работника (доход организации) в сумме платы за бланк трудовой книжки с (учетом НДС)* Д-т сч. 91 «Операционные расходы» К-т сч.

68 «Расчеты с бюджетом» — в сумме НДС, соответствующей установленной ставке налога (18%), — начислен НДС — счет-фактура организации.

.В ЦЕЛЯХ НАЛОГА НА ПРИБЫЛЬ ОРГАНИЗАЦИИ В целях налогового учета (по налогу на прибыль организаций) рассмотренные доходы в виде платы за бланки следует рассматривать так же, как и для целей НДС, поскольку понятие «реализация товаров» в главах 21 «НДС» и 25 «налог на прибыль организаций» НК РФ имеет одно и то же значение, определение которого дано в части первой НК РФ.

Если в целях НДС указанные доходы организация учитывает как доходы от реализации бланков, то и в целях учета по налогу на прибыль эти доходы следует считать также доходами от реализации (ст. 249 НК РФ). В таком случае расходы в виде затрат на приобретение бланков будут учитываться как расходы на приобретение и реализацию товаров (ст.

253 НК РФ). Порядок признания в налоговом учете рассмотренных доходов и расходов аналогичен порядку их признания в бухгалтерском учете. Т. ШЕМЯКИНА, ведущий эксперт АКФ «ЦБА» . Рубрики: Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера».

Все для бухгалтера. Пора завести блог на Клерк.ру Блог компании на «Клерке» — это ваш новый инструмент, чтобы рассказать о себе.

Публикуйте любой контент про вашу компанию.

Налоги

НДС из стоимости трудовых книжек выделяют на основании счета-фактуры.

Дата формирования базы обложения НДС за трудовые книжки совпадает с днем оформления документа на имя новопринятого работника. Потом затраты работодателя на закупку кадровых бланков без учета НДС должны быть зачтены при определении налога на прибыль.

Доходы в виде возмещений за трудовые книжки признают в учете в составе внереализационных поступлений.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Учет трудовых книжек в бухгалтерском учете: проводки

№ 03-03-06/1/30818 содержится информация, представленная Департаментом налоговой и таможенной политики, где говорится о том, что:

  • операции по выдаче работодателем работникам трудовых книжек или вкладышей в них, в том числе по стоимости их приобретения, являются операциями по реализации товаров и, соответственно, объектом налогообложения налогом на добавленную стоимость;
  • взимаемая с работника плата за предоставление трудовых книжек или вкладышей в них подлежит обложению налогом на прибыль организаций в общеустановленном порядке.

★ (бланки и документы в формате word) куплено > 1200 книг Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.

менеджмент)

Учет трудовых книжек: практичские рекомендации

Основным документом, который свидетельствует о трудовой деятельности и стаже сотрудника, является трудовая книжка. Как правило, принимая на работу новичка, еще не имеющего опыта работы, покупку для него трудового бланка организация берет на себя.

Попробуем разобраться, какие трудности могут встать на пути бухгалтера при отражении на счетах бухучета столь ценного приобретения.

Порядок хранения и учета трудовых книжек прописан в постановлении Правительства от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (далее – Правила). Стоит отметить, что есть два вида их учета: бухгалтерский и кадровый.

В первом случае речь идет об отражении покупки бланков документов и их списании, которое происходит в случае выдачи книжек сотрудникам или их порчи.

Как раз на этом виде учета мы и остановимся поподробнее.

Трудовая книжка – актив организации

1) Как товар для перепродажи с использованием счета 41 Такой порядок учета Минфин рассматривает в письме от 19.05.2017 № 03-03-06/1/30818.

Следует отметить, что большинство специалистов с данной точкой зрения чиновников категорически не согласны, поскольку:

  1. работодатель взимает с работника плату за бланк в той же сумме, которая была ранее уплачена официальному поставщику, т. е. фактически происходит возмещение понесенных затрат, а такая операция реализацией не признается.
  2. товар представляет собой имущество, которое реализуется в рамках договорных отношений по волеизъявлению сторон, а передача трудовой книжки происходит в силу требований ТК РФ и уклониться от этой обязанности по собственной воле работодатель не может;
  3. реализация бланков производится исключительно Объединением «ГОЗНАК» или его уполномоченными представителями, другие лица продавать формуляры не имеют права;

2) Как материалы с использованием счета 10 В данном случае бланки приходуются как материалы, используемые для управленческих нужд предприятия.

Такой порядок учета считается более корректным.

Поскольку затраты на приобретение формуляров являются экономически оправданными, они признаются в качестве расходов при исчислении налога на прибыль (письмо ФНС от 23.06.2015 № Денежные средства, полученные от работников в оплату бланков, считаются доходами организации (письмо ФНС от 26.09.2007 № 07-05-06/242) и также учитываются в составе налоговой базы по налогу на прибыль. Обратите внимание: компании, применяющие , не смогут включить стоимость приобретенных формуляров в состав расходов при исчислении единого налога, поскольку такие затраты не поименованы в закрытом перечне, приведенном в п. 1 ст. 346.16 НК РФ. При этом денежные средства, полученные за бланки от работников, рекомендуется включить в состав внереализационных доходов, чтобы избежать претензий со стороны налоговиков.

Передача работнику бланка трудовой книжки или вкладыша в нее облагается НДС (если работодатель является плательщиком данного налога), а сумма НДС, ранее предъявленная продавцом формуляров, подлежит вычету при наличии правильно оформленной первичной документации. Примечание: В настоящее время имеются постановления ВАС с положительными решениями в пользу налогоплательщиков (ФАС Северо-Западного округа от 01.10.2003 № А26-5317/02-28, 02.03.2007 № А56-44214/2006), подтверждающие следующую позицию: выдавая работникам бланки труд.

книжек, работодатель не ставит целью получение прибыли, а выполняет обязательства, наложенные законодательными актами.

Следовательно, такие операции не являются предпринимательской деятельностью и не подлежат обложению НДС.

Приобретенные формуляры трудовых и вкладышей к ним, хранящиеся в организации, учитываются на забалансовом счете 006 в качестве бланков строгой отчетности.

Обратите внимание: списать бланк трудовой книжки (вкладыша) можно в день его выдачи сотруднику. При этом датой выдачи нужно считать не день увольнения, а день, когда бланк был оформлен на имя работника. Проводки в бухгалтерском учете: Дт Кт Содержание операции 10 (41) 60 Приобретенные формуляры учтены как МПЗ 19 60 Отражён НДС, предъявленный продавцом бланков 006 Формуляры приняты на хранение как БСО 91 (90) 10 (41) Стоимость оформленных бланков учтена в составе расходов 91 (90) 68 Начислен НДС со стоимости выданных формуляров трудовых книжек (вкладышей) 006 Списаны трудовые книжки (вкладыши), оформленные работникам 73 91 (90) Отражена стоимость бланков, подлежащая возмещению сотрудниками компании 70 (50) 73 Погашена задолженность за выданные бланки из заработной платы работника (оплата внесена сотрудником в кассу предприятия) Если локальным актом организации установлено, что компенсация за формуляры труд.

книжек и вкладышей к ним с работников не взимается или произошли чрезвычайные обстоятельства, вследствие которых работодатель обязан выдать бланки безвозмездно, списание производится следующими проводками: Дт Кт Содержание операции 91 10 (41) Списана стоимость формуляров, выданных безвозмездно 91 68 Начислен НДС с безвозмездной передачи формуляра сотруднику 006 Списан бланк трудовой книжки (вкладыша) Если бланк трудовой книжки (вкладыша) был испорчен кадровым сотрудником компании в процессе заполнения, в бухучете делаются следующие записи: Дт Кт Содержание операции 91 10 (41) Списана стоимость испорченного формуляра 19 68 Восстановлен НДС, который ранее был принят к вычету 91 19 Списан восстановленный НДС 006 Списан испорченный бланк трудовой книжки (вкладыша) В ситуациях, когда плата за бланк с работника не взимается, предприятие не имеет права учитывать в составе расходов по налогу на прибыль ни стоимость формуляров, ни НДС, исчисленный с безвозмездной передачи бланка сотруднику.

Таким образом, возникает разница между налоговым и бухгалтерским учетом, которая отражается как постоянное налоговое обязательство: Дт Кт Содержание операции 99 68 Отражено постоянное налоговое обязательство по налогу на прибыль Кроме того, если бланк был передан на безвозмездной основе, то его стоимость признается доходом работника в натуральной форме, и работодатель, как налоговый агент, обязан рассчитать и удержать (письмо Минфина от 27.11.2008 № 03‑07‑11/367).

Примечание: существует иная точка зрения по данному вопросу, в соответствии с которой трудовая книжка, как личный документ, не может участвовать в гражданском обороте (такая норма применяется к паспорту, диплому об образовании и т. д.). Получается, что при оформлении бланка на имя работника работодатель право собственности утрачивает, а сотрудник его не приобретает.

При этом, поскольку работник не может купить бланк самостоятельно в обход работодателя, оценить полученную экономическую выгоду, которая могла бы быть признана доходом гражданина, в соответствии с НК РФ не представляется возможным.

Следовательно, объекта обложения НДФЛ в данном случае не возникает.

Есть и более безопасный вариант: квалифицировать безвозмездную передачу труд.

книжки работнику как дарение. Договор может быть заключен как в письменной, так и в устной форме. При этом доход в виде подарка стоимостью до 4000 руб.

в год НДФЛ не облагается.

Обязателен ли учёт трудовых книжек в бухгалтерском учёте?

Согласно ст. 65 ТК РФ среди документов, предоставляемых работником работодателю для заключения трудового договора, в обязательном порядке присутствует трудовая книжка.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+